Bewaarplicht en back-up
Rittenregistratie bewaren: back-up, versies en bewijs
Bouw een duurzaam archief van ritten, rapporten en ondersteunende documenten zonder alleen op één app of toestel te vertrouwen.
Hoe lang je gegevens juridisch moet bewaren hangt af van land, belastingsoort en situatie. De veilige technische regel is eenvoudiger: bewaar belangrijke administratie niet uitsluitend op één telefoon.
Een goed archief laat zien welke gegevens in een rapportperiode golden en welke versie uiteindelijk is gedeeld.
Bewaar bron en rapport
Een PDF is handig voor menselijke controle, maar een CSV bewaart de afzonderlijke regels. Sla beide op met een vaste naam waarin voertuig, periode en versienummer staan.
Bewaar relevante afspraken of bewijsstukken naast het rapport, niet verspreid over persoonlijke inboxen.
Gebruik meer dan één opslaglaag
Combineer toestelopslag met een gecontroleerde back-up en periodieke exports buiten de app. Controleer na een nieuw toestel of herstel of de volledige historie werkelijk beschikbaar is.
Sluit perioden af met versies
- Concept tijdens de maand
- Gecontroleerde versie vóór delen
- Definitieve versie voor archief
- Nieuwe versie bij latere correctie
- Log wie de wijziging beoordeelde
Test herstel, niet alleen opslag
Een back-up die nooit is teruggelezen is een aanname. Open periodiek een PDF, importeer een test-CSV en controleer of voertuig, tijdzone en speciale tekens intact zijn.
Controleer de actuele bewaartermijn bij je belastingdienst of adviseur en verwijder data pas wanneer zowel die termijn als andere zakelijke verplichtingen zijn verstreken.